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档案室管理制度【精选10篇】

2024-08-21 12:35:43 1级文库

在现实社会中,人们运用到制度的场合不断增多,制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。那么你真正懂得怎么制定制度吗?

档案室管理制度【精选10篇】

档案室管理制度【精选10篇】 篇一

一、非本室工作人员,不得擅自进入档案室,确因工作需要,须经批准同意,由本室人员陪同方可进入。

二、库房内的档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西。

三、做好库房内“六防”(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平时要勤检查、勤打扫、保持档案室卫生整洁、安全。

四、案卷查阅完毕要及时归还原处,出借案卷要经过批准,并办理好借阅登记手续。

五、对档案室所藏档案要进行经常性检查,发现问题及时采取有效措施。

六、档案室钥匙做到专人负责保管不准随意给他人使用,若发现遗失应予全部调换。

档案室管理制度【精选10篇】 篇二

为了进一步加强档案的安全保管工作,制定档案管理制度如下:

1、严格执行档案安全保管和保密工作责任制。管理人员对全校档案的保管和保密工作负责;

2、档案管理人员必须严格执行档案查借阅制度,履行借阅登记手续。“保密卷”等重要材料的借阅,必须审查审批权限是否符合规定的要求;

3、档案管理员向档案利用者提供、出具有关证明时,一定要以档案材料原始记载为依据,不得弄虚作假,出具假证;

4、档案管理人员切实做好防虫、防鼠、防尘、防潮、防晒工作。保持室内清洁卫生。档案室严禁吸烟,严禁将易燃易爆物品和私人物品带入。定期检查防火灭火系统、防盗系统、计算机档案管理网络系统;

5、档案管理人员务必做到每天上下班对库房门、窗、电源等进行安全检查。做好节假日安全检查工作,发现问题,及时处理;

6、借出的档案材料务必定期归还。借出的档案材料,不得转借他人,不得带入公共场所;

7、非档案管理人员,未经允许不得进入档案室。

档案室管理制度【精选10篇】 篇三

一、档案的建立

(一)建立健全校各类档案,目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。

(二)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。

二、档案立卷归档

(一)凡是本单位具有查考价值的文件材料均属归档范围。

(二)档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类、编制目录,进袋入档。

(三)凡档案资料收集范围目录中未编入,但确有使用、保存价值的。其他资料,学校可根据需要自行决定是否保存。

三、档案补充

(一)教职工考核、晋升专业技术职务,获得奖惩等材料要及时收入个人档案。

(二)文件、函件由档案人员统一分类编号登记,交校有关领导阅后即立卷归档。

(三)校内印发的文件是档案补充的重点,平时校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归档。

四、档案查阅

(一)校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅,并要办理登记手续,在规定期限内完好无损地归还。

(二)凡未经整理、登记完毕的档案,一律不得外借或查阅。

五、档案安全保密

(一)严守有关保密守则,加强档案管理人员的组织纪律。

(二)档案资料室门窗要加固,要备有消防器材,保持整洁干燥,自然通风,严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

档案室管理制度【精选10篇】 篇四

第一条 为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条 归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

第四条 档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的。专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、库存档案必须图物相符,帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度

1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。

第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

第七条 本制度从x年十月一日起执行。

档案室管理制度【精选10篇】 篇五

一、档案统计的范围包括收集管理归档入库的档案、移交的档案、鉴定销毁的档案和查阅利用的各类档案。

二、档案统计的基础是做好登记。必须对入库、移交的档案进行分类和总量登记;鉴定销毁的档案必须进行造册和数量登记;查阅和利用档案必须进行总量和定向分析数量的统计。

三、凡入库的档案每年归档后及时分类统计;凡移交的档案,在移交时及时统计;凡鉴定销毁的档案,在登记造册、审批核销后一次性统计;凡查阅利用档案按月、按查阅人次、利用各类案卷的`数量统计,并作好统计后的查阅利用档案分析。

四、档案统计必须简明清楚、记载完整、数字正确。

档案室管理制度【精选10篇】 篇六

一、根据归档范围,应归档的文件资料一律归案存放。

二、学校设有档案专用库房、档案橱。

三、库房坚固,有铁窗栏、窗帘,能够防盗。

四、学校有档案工作分管校长、主任,由专职人员管理档案。

五、要求管理人员不得擅自提供、抄录、复制保密文件。

六、要求管理人员不该说的机密不说,不出卖保密文件。

七、不得擅自损坏、销毁、涂改保密档案。

八、如有泄密行为,依法律追究刑事责任。

档案室管理制度【精选10篇】 篇七

一、凡查阅档案,必须办理借阅登记手续,阅后直接面还保管人员。

二、外单位借阅档案,一律凭单位介绍信并办理登记手续,在档案室查阅,不得借出室外。

三、非相关单位人员不得查阅有关单位档案。

四、查阅档案资料时,不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

五、摘抄的材料须用公文稿纸,不得摘在个人笔记本内。

六、档案材料原则上不借出室外,如特殊需要,经有关领导批准,方可借阅,但时间不得超过一星期。

档案室管理制度【精选10篇】 篇八

一、查阅利用本馆开放档案、资料者,须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件,同时填写查阅登记表;受他人委托者,还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案,按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案,须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时,以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的,除出具所在单位证明外,()须经办公室负责人或学校分管领导批准,并办理外借手续(限5天内归还);若续借,需办续借手续。

四、提供利用档案时,按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料,按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置,直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权,任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室管理制度【精选10篇】 篇九

1、认真贯彻执行《保密法》,自觉维护党和国家机密,严防档案失踪、泄密事件发生。

2、珍贵档案和有密级档案须领导批准后,限于在阅览室内查阅。

3、未经允许不准擅自摘抄、复制和对外泄漏档案内容。

4、档案人员要做到知密不泄,不与无关人员谈论档案机密。

档案室管理制度【精选10篇】 篇十

一、高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料,须经有关部门和办公室负责人批准,必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。

三、未经批准,任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生涉密问题,后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料,须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的'指导下,做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。

档案室管理制度【精选10篇】

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