财务档案管理制度通用5篇

为强化财务档案的管理，保证档案的安全、完整、及时，应制定规范的财务部档案管理制度。书读百遍，其义自见，本文是1级文库小编为家人们整理的5篇财务档案管理制度的相关文章。

财务档案管理制度通用5篇 篇一

一、目的：

为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全财务档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于集团公司、子公司及实际控制企业。三、档案管理职责

财务部负责档案的整理、编号、归档、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

四、财务档案定义

财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经营效果的综合反映，也是开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。

五、财务档案的分类

财务档案分为内部留存财务资料档案、对外报送财务资料档案与外部专业机构提供的专业报告档案。

（一）内部留存财务资料

内部留存财务资料分为会计核算档案、财务管理档案、客户资料档案以及其他财务档案四类。

1、会计核算档案范围

会计核算档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料。

①会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括记账凭证、记账凭证汇总表、银行对账单、银行存款余额调节表、资金盘点表等。

②会计账簿

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会计账簿是一定花式、相互联结的账页构成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包孕按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。

③会计报表

财务报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件。按时间可以分为月度会计报表、季度会计报表、中期会计报表以及年度会计报表，包括四表一注（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及财务报表附注）以及其他内部报表等。

④其他会计核算资料

包孕企业所得税汇算清缴底稿、审计调整数据底稿、对外开具的各类、收条存根、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、财务情况说明等。

2、财务管理档案

①预算资料：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度预算及预算执行情况表以及公司各职能部门年度费用预算表。

②财务分析敷陈：包孕公司总部及下属公司体例和上报的季度、半年度、年度财务分析敷陈。

③税收筹划报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的税收筹划报告。

④投资分析敷陈：是指由公司财务部体例并颠末相关领导审核认可的工程投资分析敷陈。

⑤融资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的融资计划分析报告。

3、客户档案（是否由财务部管理待商榷）包孕本公司与客户签订的业务合同、客户根本材料、与该客户有关的文书等。

4、其他财务档案

主要指银行流水、业务合同、财务制度文本、会议纪要、银行开/销户审批及资料、税务事项通知书、关联公司上报资料、公司内部培训资料等。

（二）对外报送财务材料

1、对金融机构：主要指对银行等金融机构报送的融资类、按揭准入类资料

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以及后续报送材料。

2、对税务局：首要指对税务局报送的征税申报表、财务报表、重点税源报表、减免税申请、手续费返还申请、财务情况说明、征税说明等。

3、对统计局：主要指对统计局报送的企业基本信息表及财务数据。

4、对社会公众（若有）：首要指公司上市后对社会公众披露的财务报表敷陈以及发布的各类通知文书。

对外部单位报送的资料需全部存档，特别是加盖了公司印章的资料，以备查阅。

（三）外部专业机构提供的专业报告

首要指公司聘请的内部专业机构供给的专业性敷陈，如年度审计敷陈、专项审计敷陈、财务尽职调查敷陈、资产评估敷陈、企业所得税汇算清缴敷陈、XXX测绘敷陈等，专业敷XXX可能是对外的，也可能是对内的。

六、财务档案的管理要求

（一）分类管理。财务材料归档前应先分类，再按照类别有序地放进档案盒、档案柜中。归档前应仔细检查材料，降低归类毛病的可能性。

（二）及时归档。财务资料形成后应及时归档，避免资料混杂、遗漏，特别是对外报送资料，报送完毕后应立即归档。

（三）在职责、权限范围内归档。因各财务人员职责不一、权限不一、部分财务资料开放程度不一，故每人只需且必须对自己经手的财务档案归档并进行保管。

七、财务档案的装订、归档和保管

除了曾经装订成册的文本外（如内部机构供给的。专业敷陈、合同、收条存根联等），其他财务材料必须装订成册。各财务材料装订时间不一，会计凭证每月装订一次，次月10日前完成上月凭证装订，装订好的凭证按年分月妥帖保管；除了会计凭证外，其他财务档案平常需做好归档工作，每年度最少装订一次，次年2月前完成上年度材料的装订。

（一）会计凭证的装订

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1、会计凭证装订前的准备工作：

①整理检查每个凭证要件是否齐全，要件是否按序排列。付款凭证要件排列顺序为：记账凭证、审批单、、合同及其他附件、银行回单；收款凭证要件排列顺序为：记账凭证、其他附件、银行回单；计提类凭证及调整类凭证的附件为：记账凭证、附件；本月记账凭证明细表应安排于第一笔凭证前面；银行对账单、现金盘点表、银行存款余额调节表应置于末了一张会计凭证后面随凭证一起装订。装订前要件需齐全，若有极个别要件不齐却必须装订的，需在响应位置安排空白粘贴单，做好记录，并在要件到达后立即粘贴上去。

②检查凭证是否按序排列，如有颠倒要重新放置，发现缺号要查明原因。

③摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，尽量避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

2、会计凭证装订时的要求

①装订应尽可能缩小所占面积，使记账凭证及其附件保持尽可能大的表现面，以便于过后查阅。A5版凭证应沿凭证包角装订线内侧打两孔进行装订，A4版凭证应于凭证左侧1.5厘米处匀称打三孔进行装订。

②装订凭证厚度一般为2-3厘米，需装订牢固，美观大方，A5版凭证装订时可采用硬纸板垫角。

③凭证外面要加牛皮纸封面，封面规格应略大于记账凭证。 3、会计凭证装订后的注意事项

①每本凭证封面上填写好公司名称或项目名称、凭证期间、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息，包角上填写期间与起止凭证号信息。

②将全部会计凭证按年编号，于包角显眼处写上本凭证编号，按编号顺序入柜，以便调阅与检查凭证是否遗失。

（二）会计账簿的装订

1、现金日记账、银行存款日记账的装订：现金日记账与银行存款日记账若是采用纸质账簿进行登记，则无需装订，会计年度终了将账簿归档保管；现金日记账与银行存款日记账若是采用电子账簿进行登记，需年度终了后打印出来装订成册。

2、总账与明细分类账的装订：会计年度终了两个月内，会计需将上年度总

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账、各明细分类账、重要客商往来明细账、关联方往来明细表打印出来，装订成册。

3、装订要求

①明细分类账应按科目顺序、时间顺序排列，总账在前，明细账在后，客商与关联方往来单独装订，装订前加上前后牛皮纸封面，于账簿左侧1.5厘米处匀称打三孔进行装订，每册厚度约为2-3厘米。

②会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；

③封面应齐全、平整，注明所属年度及账簿名称。（三）会计报表的装订

会计报表应按月份排列，每月报表的放置顺序为资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表（若有）、财务报表附注或者财务说明、公司内部报表，装订要求参见会计账簿的装订要求。

（四）其他财务档案的装订

原则上其他财务档案平常做好分类保管工作，一年一装订，若是财务材料是针对某专项的，如为银行某一笔贷款供给的材料，需事项结束后实古装订；装订前应仔细检查待装订材料，确保一切材料正确地放入所属类别、按照先后顺序排列、无遗漏征象。具体装订请求参见会计账簿的装订请求（厚度较薄的可直接用订书钉装订）

（五）财务档案的归档

财务材料装订好后应分门别类，编号后装入档案盒，编号应和明细清单一致。若材料较少，统一档案盒可装入不同类此外材料，档案盒侧面应贴上标签，注明盒内材料的名称，标签名称应采用打印方式，档案盒内安排本档案盒保管材料的明细清单。档案分年度归档。每个档案盒都应编号，编号及其装配内容应录入电子表格形成完整的索引目次，以便后期查找。

（六）特殊合同的管理

1、特殊合同的规模

特殊合同指在法律上存在一定风险的合同，具体如阴阳合同、挂靠协议类敏感合同。

2、特殊合同的管理

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①阴阳合同：阴阳合同指合同当事人就同一事项订立两份以上的内容不相同的合同，一份对内，一份对外，其中对外的一份并不是双方真实意思表示，对内的一份则是双方真实意思表示。资料管理人应在收到阴阳合同后向合同签订人确认合同的内外属性，并在合同右上角用铅笔标注特定字符。资料管理人应当建立阴阳合同台账，明确内外合同的差异，以及通过台账对阴阳合同做统一管理。登记台站后，对外合同应当放置到财务经理指定的、专门的档案盒进行保管，对内合同则放入普通合同进行保管。合同归档前，内外合同应交由财务经理审阅。若阴阳合同涉及工程结算，结算书也应有阴阳两份，对外结算书应与对外合同一同保管。

②挂靠协议：挂� 资料管理人应当建立挂靠协议台账，收到挂靠协议后应立即登记台账，并告知财务主管或财务经理，将协议放进财务经理指定的档案盒进行保管。

（七）税务事项通知书的管理

财务人员收到税务事项通知书后，应该实时告知财务主管，回执联应填写回执日期后盖印再返还税务局。税务事项通知书应当单独存档。

（八）财务档案的备份制度

除了会计凭证外，其他的财务档案需同时保留电子档与纸质档，电子档应每月或每季度拷贝至挪动硬盘进行保存。

（九）财务档案的保管请求。

1、档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

2、档案应放在公用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

3、档案室内应常常保持清洁卫生，以防虫蛀鼠咬。 4、档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；

5、设置归档登记簿、档案借阅簿，严防损坏损失、散失和泄密；

6、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。财务档案管理制度

（十）档案保管期限

1、原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年2、银行存款余额调节表和银行对账单5年

3、日记账15年。其中：现金和银行存款日记账25年4、明细账、总账、辅助账15年

5、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年6、主要财务指标报表（包括文字分析）3年7、月、季度会计报表（包孕文字分析）5年8、年度会计报表（包括文字分析）永久9、会计档案保管清册及销毁清册永久10、主要财务会计文件、合同、协议永久八、财务档案的借阅

(一)财务档案为本单位所使用，原则上不得借出，有特殊需求须经单位领导、财务负责人批准。

（二）内部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。借阅人应填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、内容等情况登记分明。

（三）本单位其他部分人员需求档案材料，在报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

9、财务档案的销毁

（一）会计档案保管期满，需要销毁时由档案保管人员提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查批准后方可予以销毁。

（二）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债权的原始凭证，应单独抽

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出，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

（三）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案保管人员和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告档案备查。

本制度说明权与订正权归财务部一切。

财务档案管理制度通用5篇 篇二

一。 公司的档案范围

1. 企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会

议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

2. 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文

件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

3. 企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

4. 企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表

档案等。

5. 企业业务档案。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、

商务报告、贸易单据等。

6. 企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。

二、公司档案管理体制

1.公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案(会计档案除外)。

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2.公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

三、立卷归档制度

1. 档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

2. 归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

3. 归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

3.1.按年形成的文件，第二年上半年归档。

3.2.凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

3.3.凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

3.4.工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

4. 归档要求

4.1.材料完整齐全。

4.2.系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要

按其不同特征组卷，尽量保持它的`内在联系，区分它们

不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

4.3.立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示

与批复等统一立卷，不得分散。

4.4.在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，

按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

4.5.由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做

好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。

5. 部门归档要求

5.1.编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，

便于次年立卷。

5.2.文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

5.3.一个客户一个立卷，一个档案盒。

5.4.贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的

发票流水号放在文件袋里。

5.5.定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年

收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

6. 档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。

7. 记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。

四、档案管理工作

1. 档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。

2. 档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

3. 档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4. 档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

五、档案利用工作

1. 凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

2. 档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。

3. 档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

4.依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

财务档案管理制度通用5篇 篇三

为了加强会计档案的科学管理，统一会计档案管理制度，更�

一、会计档案的归档制度

1.会计档案是指会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

⑴会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

⑵会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿等其他会计账薄。

⑶财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

⑷其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

2.会计档案是本院档案的重要组成部分，是记录和反映本院经济业务的重要史料和证据，会计档案各项工作，由财务科和档案室共同负责进行指导、监督和检查。

3.会计档案组卷工作，按照财政部、国家档案关于《会计档案管理办法》规定办理。会计档案的整理、归档组卷工作由财务科负责。

二、会计档案的外借、查阅制度

1.会计档案原则上不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

2.本院有关部门人员查阅、复制、摘抄会计档案，须有该部门负责人批条，财务科长签署意见，档案室主任批准后方可查阅。

3.外单位查阅会计档案，需持有单位介绍信，经财务科长签署意见，档案室主任批准，在财务人员的陪同下进行查阅。

4.外单位查阅会计档案需复印、摘抄，应征得财务科长同意，必要时需经分管院长批准，同时须在档案人员的监督下进行，经审核无误，并盖上档案室公章方才有效。

5.上级有关部门需查询、检查时，应经分管院长同意，并在指定地点进行。

五、会计档案的鉴定、销毁制度

1.会计档案的保管期限分为永久和定期二类，定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了的第一天算起。

2.会计档案保管期限满，拟销毁时，由财务科会同档案室提出建议鉴定报告，编制拟销毁档案清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。经档案鉴定小组审查鉴定，认为确无保存价值后，报请院领导批准，并上报卫生局审批同意和备案后，方能按要求进行销毁。销毁时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案时，应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

3.保管期限满需销毁的会计档案中，如有未结清的`债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，以及其它有关部门规定需要抽出的凭证、资料，不得销毁，单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.会计档案销毁清册和会计档案保管清册，应由财务科、档案室保存，保存期限为二十五年。

5.会计档案销毁前，对本单位认为重要的会计资料，应复印留存。

单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。本制度如与上级文件有抵触处，以上级文件规定为准。

财务档案管理制度通用5篇 篇四

1、医院会计档案的管理应接受卫生主管部门的指导和检查。

2、医院每月、每年形成的会计核算资料必须经过严格的审核、整理，按程序编号订装成册、归档管理。

3、各种财务会计档案保管期限届满需要销毁时，应按国家规定执行。销毁时由本单位档案部门会同财务科共同鉴定、编制造册，并报请上级主管部门批准方可进行。

4、财务人员调离和离职必须办理移交手续。

5、借阅财务会计档案必须履行审批、登记、注销手续。

6、对会计业务的重要核算资料要设专柜严密管理。其他会计档案管理事项按会计制度规定执行。

财务档案管理制度通用5篇 篇五

第一条：为了加强我校会计档案的科学管理，更�

第二条：会计档案是会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，必须加强对会计档案管理工作的领导，保障会计档案工

作的展开，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、利用和销毁等管理制度，切实地把会计档案管好。

第三条：我校形成的会计档案，既是我校重要档案之一，又是国家档案的重要组成部分。

全校会计档案工作，由分管档案工作的校长领导，校长办公室主任主管。

校长办公室综合档案室(以下简称院档案室)集中统一管理，与财务处共同负责对各会计部门的材料整理、立卷、归档工作进行指导、监督和检查。

第四条：我校会计档案实行各会计部门立卷制度，有独立核算的会计部，要明确一位领导分管会计档案工作，指定一名兼职会计档案员负责此项工作。各会计部门要把会计档案的立卷、保管和归档工作列入工作计划和工作程序之中，列入会计人员的岗位职责，并进行考核。

第五条：各会计部门每年形成的会计资料，定期收集、审查核对、整理立卷、编制目录、制定成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管二年。第三年上半年，由会计部门编造移交清册(附件一)，交校档案馆保管。

会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交校档案馆，不得自行封包、保存。校档案馆必须按期点收，不得推诿拒绝。

第六条：会计档案归档范围

(一) 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证和汇总凭证等。

(二) 会计帐簿类：总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、固定资产卡片、辅助帐等。

(三) 会计报表类：决算、季报、月报等。

(四) 工资清册类：工资清册。

(五) 其它清册类：工资移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

财务部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、计划、工作总结、报告等

不属于会计档案，按照文书档案管理办法实行。

第七条：会计档案管理立卷

(一) 分类：按年度一一名称分为凭证、帐簿、报表、工资清册和其它清册五类。

(二) 组卷：不同会计年度和不同保管期限的会计材料都要分别组卷。

1、 凭证：按时间和原始凭证的顺序号组卷，案卷厚度一般为二厘米左右为宜。

2、 帐簿：按帐簿名称组卷。死页帐每本组成一卷，活页帐抽出空白页重新编页码，

填写帐簿启用表、帐簿目录，装订成册。

3、 报表：按决算、季报、月报分别组卷。

4、 工资清册：按月组卷。

5、 其它清册组卷要求：按实际情况确定。

组卷要求：去掉金属物。编制系统的页号：正面编在右下角，反面编在左下角。

组卷的规格：凭证一般为三十二开，帐簿为十六开，报表为八开。凭证在脊背与封面接封处要家盖财务专用章和装订人印章。案卷的封面和脊背上都要逐项填写清楚。

(三) 案卷内文件材料排列：按材料形成时间先后排列。

(四) 案卷排列：各会计部门各个会计年度内形成的应当归档的会计档案，按凭证、

帐簿、报表、工资清册，其它清册类分别进行系统排列。

第八条：撤消、合并部门的会计档案，应及时移交校档案馆或指定的部门，并按规定办理交接手续。

第九条：校档案馆接受保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的应当同原会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

档案部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告校领导严肃处理。

第十条：校档案馆和会计部门所保管的会计档案必须进行科学的管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，同时，严格执行安全保密和库房技术管理制度，不得随意堆放，严重毁损、散失和泄密。

第十一条：会计档案要积极提供利用，利用档案要在指定地点，并履行审批登记(附件二)手续：校内人员利用会计档案，经本部门领导同意后可查阅；外单位人员利用档案，需要单位正式介绍信，经对口接待部门领导批准后可查阅，对重要和有保密性的会计档案，必须主管校长批准。

所有会计档案一律不外借。如需复制件，需要校办或财务处领导批准。

第十二条：调阅会计档案，必须保持卷面清洁，不得拆散、抽换、涂改、转借、丢失、泄密，也不准在案卷上勾画、记录符号和标记。违者视情节轻重，按《档案法实施办法》严肃处理。

第十三条：会计档案的。保管期限分为永久、定期两类。定期有分为二十五年、十五年、十年、五年、三年五种(附件三)。

各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条：对保管期满的会计档案，需要销毁时，由校档案馆提出意见，经销毁鉴定小组严格审查，提出销毁报告，填写销毁清册，报校领导批准后销毁。会计档案销毁鉴定小组由档案工作主管校长任组长，校办主任、财务处长任副组长，组员由审计处、保卫处、校档案馆和有关会计部门人员。

第十五条：鉴定销毁会计档案时，对其中未了结的债权债务的原始凭证，涉及对外事务和产权转让凭证，精简下放、离退休退职、工伤死亡、职工工资改革及调资名册、落实政策、处理历史遗留问题等的有关凭证，建设项目的下马工程、未完成建设项目的会计档案，均应抽出另行立卷，移交校档案馆保管。

第十六条：按规定销毁会计档案时，由校档案馆、财务处和有关财会部门派员共同负责监销。监销人在销毁会计档案前，应当认真进行清点核对。销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告档案工作主管校长。销毁清册应归存校档案馆。