外贸公司管理制度【通用8篇】

外贸业务员是一种专业人员，主要负责公司的国际贸易业务。奇文共欣赏，疑义相如析，下面是爱岗的小编帮助大家分享的8篇外贸业务员管理制度的相关文章，希望能够帮助到大家。

外贸公司管理制度【通用8篇】 篇一

一、总则

第一条 为规范外贸业务员的工作行为，提高外贸业务水平和效率，促进公司的国际贸易发展，特制定本管理制度。

第二条 本制度适用于公司所有外贸业务员，包括全职、兼职及实习业务员。

第三条 外贸业务员应严格遵守国家法律法规，遵守公司的规章制度，诚实守信，勤勉尽责。

二、职责与权限

第四条 外贸业务员的职责主要包括：

1. 负责开发新客户，维护老客户，拓展国际市场；

2. 收集和整理客户信息，分析市场趋势，为公司制定营销策略提供依据；

3. 跟进订单，确保订单按时、按质、按量完成；

4. 负责与国外客户进行商务谈判，签订合同；

5. 跟进货款回收，降低坏账风险；

6. 完成公司交办的其他相关工作。

第五条 外贸业务员的权限主要包括：

1. 在授权范围内代表公司与客户进行商务谈判；

2. 在公司规定的范围内自主决定订单价格、交货期等商务条款；

3. 提出改进外贸业务工作的意见和建议；

4. 享受公司规定的业务提成和奖励。

三、工作规范与流程

第六条 外贸业务员应遵循以下工作规范：

1. 保持良好的职业道德和职业操守，尊重客户，维护公司形象；

2. 严格遵守公司的保密规定，不得泄露公司商业秘密和客户信息；

3. 积极参加公司组织的培训和学习，提高业务水平和综合素质；

4. 认真履行工作职责，按时提交工作报告和业绩数据。

第七条 外贸业务员应遵守以下工作流程：

1. 开发新客户时，应充分了解客户需求和市场情况，制定合适的营销策略；

2. 签订合同时，应仔细核对合同条款，确保合同内容准确无误；

3. 跟进订单时，应与生产、质检等部门保持密切沟通，确保订单按时、按质完成；

4. 货款回收时，应积极与客户沟通，确保货款及时到账；

5. 每月定期向公司提交业绩报告，总结工作成果和经验教训。

四、考核与奖惩

第八条 公司将根据外贸业务员的业绩、工作态度、团队协作等方面进行定期考核。

第九条 考核内容包括但不限于：

1. 新客户开发数量和质量；

2. 订单数量和金额；

3. 货款回收率；

4. 客户满意度；

5. 团队合作精神和沟通能力。

第十条 公司将根据考核结果对外贸业务员进行奖惩，奖励形式包括但不限于：

1. 业务提成；

2. 年终奖金；

3. 晋升机会；

4. 其他形式的表彰和奖励。

对于工作表现不佳的外贸业务员，公司将视情况给予警告、罚款、降职或解除劳动合同等处罚。

五、附则

第十一条 本制度由公司管理层负责解释和修订。

第十二条 本制度自发布之日起执行，如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。

外贸公司管理制度【通用8篇】 篇二

成本核算管理制度

外贸业务员管理制度

办理客户业务前的准备工作

营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。

（一）营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品，如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应即准备齐全，如有问题不能解决，应即向主管经理请示如何处理。

（二）营业助理须将客户所欲购的项目，应准备最新报价，以满足客户再订购的需要。

（三）营业助理应客户所需，代订饭店 房间、并于前一天应再与饭店联络，不可有误。

（四）营业助理须通知装押助理，最迟于于客户来前一日办妥OOL。

（五）如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。

客户接待工作

（一）如需到机场迎接，营业部助理应向总务科安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。

（二）如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。

（三）如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。

客户来访接待

（一）赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。

（二）如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室准备。

（三）如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。

客户接洽业务

（一）营业部经理及助理陪客户挑选样品。

（二）经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数，最近工厂价格。如有必要，得与有关科长协调报价。如客户是以C&F或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户以前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。

（三）与客户洽谈中，对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。

（四)如客户当日未能决定采购者，须待次日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期）。

（五）如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品，营业助理应嘱咐样品室归还原处。

（六）客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，亦应向客户说明原因并告以何时答复。

（七）与客户洽谈中，对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。

整理报价单

（一）应客户需要，将洽谈中感兴趣的产品，营业助理与采购部有关科长协调整理报价单，经主管理经理核阅后打出交给客户。

（二）客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理阅后，扫报价单所规定份数增加二份。如是C&F或CIF时，报价单上的材数不予打出。

（三）营业助理，应即核对报价单是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份报价单请示经理后，开国内订单，连同国内订单装运联一并交装押助理。

成本核算管理制度

（四）所有寄国外信件，报价单若其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量，必须在当日内完成。

开国内订单

营业助理应时常查核自存的报价单，并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单，并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST 上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。

（一）订单上唛头可采用下列方式: 1. 刻章。

2、 打字。

3、 由营业助理书写清楚。

（二）如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出“订单更改通知”，并与原国内订单留底联装订一起。

（三）如是将国内订单改开另一工厂，则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明，“本订单是原订单号重开，原订单作废”并于存档报价单联及资料卡或PRICE LIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开，并即将装运联直接交装运押助理。

（四)原国内订单如是改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下: KR-1021 (此为改开订单号码） K-1021 （此为原订单号码）

（五）需动退的货，外箱上要打记号，应于订单上特别注明，告知工厂。

（六）如是纺织品的订单，亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。

（七）印制样品请款时，务必附上样品才可付款。

（八）订单一个ITEM在￥5,000以上，科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。此订单进否要由科长签字才寄出，但如未经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。

（九)凡向工厂催货(包括配件及印刷品）一切的责任由营业助理负责，但装押助理协助催货。

开妥国内订单

（一）国内订单开妥后，须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。

（二）开妥国内订单送主管经理核阅签名后: 1. 留底联存查。

2、 工厂联及签回联及验货联交管制中心。

3、装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。

4、签回联逾10天工厂未自动签回时，由管制中心过滤，如该订单单项金额超过美金2000元或人民币8万元以上者，通知有关副（助)理或外务员负责签回，(如金额未超过以上金额者不必硬性签回），如超过美金5,000元者，务必由各有关科长签回。

5、管制中心收到签回联时，核对单价、数量后，如签回联上有更改部分，应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。

（三）营业助理收到出货样品时，须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求，如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管，否则即刻请示旅客经理如何处理，验货平面由主管经理核阅后收回再保留。

1、北部地区助理取回出货样品，仍交由管制中心销案后，自行保管。

2、送他仓库的出货样品亦需取回，但贵重及体积太大的，助理可自行决定是否取回。

（四）工厂收到订单要求承办助理改价，须由经理决定不可自作主张。

成本核算管理制度

索取样品

（一）客户未订购，但要求样品的项目应请示主管经理会同采购部有关科长向何家工厂索取样品，并填妥样品索取函，以三联交收发中心以一承留底。

（二）客户已订购者，应按报价单国内订单上规定数量向有关工厂索取样品。

（三）索取样品如急迫时，以电话与有关工厂及外务员联络。

（四）重要样品如在限期内仍未收到回音时，应即填写“重要样品逾期追问单”，交有关采购科长采取紧急措施。

（五）对外务人员交办的事项，应随时督促如期完成，如有任何困难时请示主管经理处理。

（六）收到工厂样品后应即详细检查是否完好无缺，如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄，并嘱咐注意改善及小心包装。

（七）向工厂索取样品时，要注明该工厂产品的编号，如无工厂编号，须附上草图或相片。

（八）向工厂索取样品时，请勿写客户及地区名称。

（九）外借样品申请单上一律附上2“×3”相片留底。

（十)内借(暂借）样品应于资料中心登记。

（十一）凡一个ITEM拍成一张的相片均以2“×3”为主。

附件:

索取样品职责的划分:

1、旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得，请科长提供资料，由助理继续索取，到完成为止。

2、新样品一律要科长负责索取，所谓新样品包括: (1)客户送来的样品（图片）。

（2）旧样品但有部分更改者。

①外务员编制隶属采购部，但其工作直接对营业部负责。

②有订单的新样品由科长负责索取样品到底。

③无订单的新样品索取期限已届，科长无法完成，应呈所属经理，说明理由。

寄样品给客户

在收到工厂所寄来的样品上，贴妥本公司标签与ITEM NO.品名

（一）如以海邮或空邮寄出者，应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLE INVOICE五联，在第四联上签名及注明日期交包景裹组寄出，将第三联随同样品装入箱内。第一联寄客户，第二联交收发归档，第五联自存。

1、如样品数量过多或价值过高，而交涉仍需付样品费者，应于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客户索取样品费及邮费。

2、每3个月依自存的第五联SAMPLE INVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用，打DEBIT NOTE用会计科长名义向客户索取。

3、寄国外包裹，由各助理自行包好，装入箱内“

4、如寄出SMP需办出口配额者，承办助理应特别注意事先办理。

（二)如以航空货运方式寄出者，应打SAMPLE INVOICE六联单价打上虚价(不实的价格）第一联于样品寄出后随函寄给客户，第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人，六联自存。收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确，如航空货运公司计算佣金时核对，其余交秘书室存档，如航空运费为本公司支付者，须客户确实收到货品时才可签付运费。

（三）所有寄出国外的样品须由经理过目，再行寄出。

□ 客户来电来函来样品

（一）收到客户来电来函，应立即请示经理如何处理。

成本核算管理制度

（二）收到客户来拟仿制的样品，或寄来的目录相片，其开发报价等，应即请示主管经理。若有居交订单者，请公司予以奖励。

（三）主管经理外出时，营业助理应在自己能力范围内所能管的事先行管理，主管经理返公司后，再呈报处理经过如系紧急事项，应设法与主管经理取得联络，以便迅速处理。

□ 须经确认样品、印刷品

（一）如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经国外客户确认通过后，立即以公司印的表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存。如以电话通知工厂，应补寄通知以便安排出货。

（二）客户正式确认通过的样品，应会知有关外务员或科长，规格正确以便验货。

□ 验货

（一）如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，因地区偏远无法前往承制厂商货或因承制厂商品质差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知，营业助理应即请示主管经理如何处理。但北部地区、广州地区不论任何情况，应通知外务员必须亲往验货。

（二）营业助理因解决重要问题须往工厂时，应填出差申请表返回公司后凭出差报告表，向总务科请领差旅费。

（三）所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。

□申请国外(内)佣金赔偿

（一）营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂请款时扣除，如是亲交来公司的客户，须备妥收据及护照影本送交会计制单。

（申请

2、每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领。

（三）押汇科长收到国外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。

□ 对样品处理

（一）出货样品:营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。

（二）收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料。

（三）承办助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。

（四)有秘密样品(专利或只能卖给专门客户）不可随便陈列于样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。

（五）如需向商业部门借出样品时，应填写”样品外借申请单“连同彩色照片呈总经理核后方可借出。

（六）如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出纲SMPL上注明”不可陈列“字样，先交管制中心销案后，再由管制中心送交承办助理保管。

□ 注销国内订单

（一）营业助理向装押助理签收”营业部订单货款支付核准单“须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管制中心核对，无误后签名呈阅经理，并将原国内订单底上予以注销。

（二)凡有退关税或退货物税的工厂在未结关前请款一律保留50%(包括送仓库货），如工厂急需货款，亦应先开来保证票。

□ 接到报价单与国内订单

成本核算管理制度

装押助理收到由营业助理转来的报价单与国内订单时，应核对报价单与国内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。

□ 签收L/C影本

（一）押汇科长收到L/C后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档的O/C上登记L/C号码，S/D、V/D以及金额后，交装押助理。

(二)L/C可能发生的问题如下:

1、收到L/C时须先核对总金额、数量、单价是否正确。

2、收以L/C当天时，如距有效日少于三天，即须向主管经理提出。

3、通常L/C是可分批，如不可分打，须向主管经理提出。

4、如由本地无直接船可到达的港口，须看L/C是否可以转船，如不可以须请示主管经理，必须特别注意出口港不能指定为本地港口。

5、核对受益人全名、地址有无错误。

6、核对交易条件是为FOB、CIF、C&F是否相符。

7.L/C内容有无错误字。

8、有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。

9、如同一富户有数张L/C时须看有无规定可予合并。

10、如L/C直接由国外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。

11、如远期付款的L/C应查看利息，是否由买方负担，如否应即请示主管经理。

12、如有怪异字眼，或条款有违常理者，应即请示主管经理。

□装船通知单

（一）依照国内订单的规定交货日期一个月至一个月前开始作业，由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。

送货柜场者:共四联

第一联:

寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。

第二、三联:

（1）寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、才积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协调安排出货。

（2）如每一ITEM超过，美金5000元者，第二联交有关科长，第三联仍寄交外务员。

第四联:装押助理存查。

货送仓库者:填”送仓装船通知单“，共二联

第一联:

寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。

第二联:

装押助理存查。

如重要订单未能如期交货，得填写”重要订单逾期追问单“交有关科长协助处理。

（二)如国内订单规定收到L/C后才通知生产者，收到L/C当日即在装船通知单上注明”L/C已收到“，船期通常以S/D期限前三星期为宜。(弹性应用）

（三）如国内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认函电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在国内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。

（四）如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可

成本核算管理制度

随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，才回经济部商品检验局申请产地证明书。

（五）需确实注意出口货品是否含有须办退税进口零件，协调报关行后与有关工厂办理手续。

□ 催货

（一）送货柜场的装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应该会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。

（二）退税资料寄来本公司时，应先告知工厂填明承办人姓名，否则经常很多助理有同一家工厂的货，退税资料往往误传，而发生工玫不能退税的麻烦。

□ 收到仓库送来的进货单

（一）装押助理收到进货单应即核对，对所列的唛头、数量、包装情况表是否与国内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。

（二）收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订”莱部订单货款支付核准单“。

（三）如未通知送货柜场而擅自送来仓库者，应扣运费。

□ 签订S/O

（一）依据出货明细表及国内订单装运联所示大约材数计算体积重量。

（二）向拟装运的船公司或报关行查是否确实签到S/O。

（三）船期如有提前或延后，应立即与工厂联系务必配合。

（四）打S/O时须查核是否每张均打，如有漏打，应即时补上，以免报关行在船公司重打，浪费时间。

（五）签S/O的时间应提早一星期或两星期，或事先以电话与船公司联络订船位。

（六）如装整台货柜时，必须货物实际重不可超过船公司所规定的重，如超过时应请示主管经理处理。

□ 结关前工作

（一)如由他库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货。(货未到或尚未验货，应在明细表上注明）

（二）(如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货必须在明细表上注明。

（三）须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，确定时应即通知报关行。

（四）于船期结关前一日，确定出货明细表的正确项目、数量，如所出的货有配件印刷工厂者，须于出货明细表上注明。

（五)打PRCKING LIST六份，并于其中三分抬头改成INVOICE并于其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第五联(财务）连同PACKING LIST三份INVOICE二份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，其中另一份INVOICE自行留底。

（六）出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期，应填写结关后七天，如有迟延应写原因。

（七）送货当天早上必须联络工厂确实出货时间、卡车号码及到达时间，确定时立即通知报关行。

（八）结关当天如有未能确定工厂出货把握者，须立即修改资料，将该纲报关。

（九）货如未依时间送达，所发生海关费用及规费应有记录，并于签订单支付核准单时填上应扣数目，注意请款时扣除。

（十）装押助理如当日有结关的货，须所有的货到达确实报关完毕，才可下班。

（十一）装押助理必须待进货柜场的货确已送达无误才可制”营业部订单货款支付核准单“。

（十二）工厂的出货发票要开送货当天的日期、配件，如分批出货，亦需于每一次出货（磅货）即

成本核算管理制度

开来当天的发票，不可延迟于送货。

（十三）工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货物税或关税者，请款时一律暂时保留50%，并于货款支付核准单上注明此点。

结关后工作

（一）装押助理须查询报关行及船公司，货是否确实出口无误，如确实无误，将出口明细表一份交会计，另一份送管制中心，并将营业部订半日货款支付核准单交营业助理。

（二）催CBC必须确实于结关次日取得，除非以错单出口者，须随时催报关行，最迟须于一星期内取得，否则须向主管经理报备。

（三）于CBC到达后，如要办理经济部产地证明书，须附上INVOICE一份，工厂已盖好章的原料来源加工切结书一份及CBC副本一份送交报关行，以便办理产地证明。

（四）在拿B/L前须将S/O留底正确无误一份交报关行，以便到船公司拿B/L时核对。

（五）在收到B/L时立刻核对材数与运费与内容有无错误是否符合。

(六)B/L如须预付运费，应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交有关会计，如经理不在，为争取时效，可凭装押助理签名，即送会计付款，事后由会计送给经理、副经理、助理补签。

（七)将文件备妥，待文件齐全后，将全套押汇文件另加出货明细表INVOICE,B/L各一份连同出口登记本第三联(稽核）第四联（押汇）交押汇科长，将必要文件转送银行押汇，出口登记本第三联由押汇科长转送稽核，时间由结关日起不得超过七天，如有延误需写原因，并须扣各经理利息，并处罚装押助理。

（八）押准文件存档联及寄交客户，联经由营业助理呈阅主管经理后，分别寄出并在存档联上注明”归档"，交收发中心。

（九）押汇科长收到结汇证书连同信汇回条、出货明细表、INVOICE及B/L各一份送交有关会计。

□ 打OOL

视客户或经理需要，装押助理应按所办客户会同营业助理打OOL三份，一份由装押助理留存，两分转交营业助理留存一份，另一份呈阅主管经理。

□ 收到仓库存货周报表

仓储科须于每周一上午11时半前将仓库周报表送交行政助理，行政助理于午前送交装押助理，装押助理收到后须填妥L/C期限栏及装船日期栏，并核对数量、唛头厂商无误后交营业助理核对，于每周二中午下班前交主管经理转交行政助理，如仓库存货周报表上有错误时须立刻去电话与仓储科长联系查明。

□ 申请LOCAL L/C

（一）向押汇科长取表填妥，即送主管经理，总经理签名核准交押汇科长申请，在开发本地信用状申请书上须开给何家工厂，手续费是否从工厂扣除。

（二）押汇时LACAL L/C复印件本一份需送押汇科长。

货完全出清时的工作

（一）国内订单装运联待货完全出清不再使用时，自行烧掉。

(二)L/C影本待货完全出清不再使用时，应即交押汇科长。

核签报关费

（一）核对唛头、件数是否无误，并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费，以免报关行重复请款。

（二）报关费如多出规定费用时，应签请经理核准

外贸公司管理制度【通用8篇】 篇三

1、 业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。

Before quoting, the Salesman should know the basic information about the clients, for instance, the end users or not, the annual order quantity, the places of consuming, and the products the purposes, specification, quality and the abilities whether our factories to meet.

2、 对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。

Generally as a rule, to reply the clients’ mails shall be within 24 hours after receiving; and please explain the reasons to the clients due to the things particular and need more time to deal with.

3、 对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。

Quotations will be according to the prices list (for oversea market) made by the company Accounting Department, which will make prices adjustments according to the market and the production cost at regular periods.

4、 对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。

For big orders, the acceptable price from the clients is lower than our listed price, the salesman shall first report this to the manager of the departments for approval; and when the manager have no rights to approve, the price will directly go to the general manager for approval.

5、 对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。

In C&F or CIF price terms, the salesman shall contact and deal with related companies in advance to confirm the things of shipment, insurance, commodity inspection etc. The basic conditions for selecting the related companies will be considering rich and professional practices, service with high efficiency and good prices.

6、 对于外商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。

Per the clients’ requirements of sending samples, freight collect shall be generally required; and when the samples quantity is large, the cost shall be charged accordingly. However the cost and freight paid by the clients will be deducted in the trial orders. In cases particular, for instance the clients with long tern and firm relations, we can pay the freight in advance with the samples free after approved by the manager of the departments，or by the general manager if the amount is large.

7、对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求；样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。

The salesman shall coordinate closely with the production departments in the samples making process to guarantee the quality and specifications meeting the clients’ requirements, and send the samples after the approval by the final checking up of manager department.

7、 付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。

Generally as a rule, the following ways of payments will be considered:

1, wire transfer 100 in advance

2, wire transfer part as deposit, the balance against copy of B/L.

3, 100% L/C at sight

Our beneficiary bank and the salesman will check up the L/C in form and contents respectively, and inform the clients to make change in time if differences existing, and submit to the manager of the departments for re-checking after no faults or differences found in advance.。

8、 原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。

As a general rule, the company will arrange the material and plan for production after receiving the payments in above No.8 terms.

9、 在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决；或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。

In the production processing, the salesman shall be at the workshop to supervise and inspect the production with the person in charge, to find and solve the problems in time, or to report the problems to the manager of the department for coordinating to solve, or to report to the general manager for solving, to guarantee the specification, the quality, the packing and production time according to the requirements of the clients.

10、 对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。

In C&F and CIF price terms, the salesman shall arrange and confirm the shipments with the related agents a week in advance, and to load the goods to the container and transport the goods two days in advance.

11、 需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助。

The salesman will prepare the concerned documents for the Customs declaration, Specified goods’ inspection and Insurance by related departments if needed; the salesman can make coordination in the process.

12、 收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。

In the cases of L/C payments, the salesman need to deal with carefully and cautiously to sure the consistency of the documents and the L/C and to receive the funds safely.

13、 全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。

The salesman shall do the classification and collation of the business documents, and submit the related to the accounting department for the purposes of foreign exchange settlement in the concerned administration departments timely. And to keep the service work aiming to establish long-term reliable cooperation partners.

外贸公司管理制度【通用8篇】 篇四

外贸业务员

一、外贸业务员工作职责、内容：

1、收集外贸行业趋势等市场信息，进行目标国经济形势、行业形势分析、 外贸趋势分析、主要竞争对手分析，从而制定营销策略、产品方案。例如通过参展了解市场行情及同行的营销动向，为产品定位调整的决策提供依据。

2、熟悉产品，如果是生产型企业，多到生产车间和样品制作部去；如果是贸易企业，多与工厂负责人沟通并将得来的资料进行比较。一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品相关知识。

3、熟悉外贸整个流程。

4、积极主动与客户联系，独立开发、维护客户。偶尔去广交会 、香港或国外参加展会，面对面和客户用英文交流；有时也与客户通电话；大部分时间是坐在电脑前，通过电子商务网站、邮件联系客户。例如：要经常到阿里巴巴等相关商务网站里寻找买家，每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价值的信息，每个季度定期更换网页内容，将新产品信息发布上网，定期给老客户或者潜在的客户通过电子邮件发送公司的最新产品信息；专业精确地回复潜在客户的 询盘 ，处理好客户的疑问，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复，能给予准确的报价。所有与客户接触的文件都必须符合国际惯例。每天至少两次收发反馈信箱，早上上班和晚上下班之前，每天必须保证收到的反馈及时回复完，原则上在24小时内答复。由于时差，为了与客户同步，有时晚上不可避免地加班，以加快与客户沟通的频率，抢占先机。同时做好客户信息分类整理。

5、合同及订单条款拟定，与买家协商确定合作细节，签订外贸合同，按合同约定收回货款，达成计划指标。

6、公司在收到外商的全部货款、部分定金及 信用证 经复核无误后，开始组织货源、安排生产。

二、不适合外贸业务员工作的症状：

■ 每天工作基本上是上网发布信息、收发邮件，回复大量相同的问题，感到简单、重复、枯燥。

■ 大部分时间是面对电脑，不是面对客户、面对人，与客户通电话都不多，感觉闷。

■ 脸皮薄，不喜欢、不习惯讨价还价。

三、从业者对外贸业务员工作的具体感受：

其实，我们做外贸业务工作的内容很简单，每天自己上网找客户。每天比较枯燥，但收到客户的回复就很高兴。不喜欢只是照着经理的指示、步骤去工作，因为这样没有自己发挥的空间，不能按自己的想法做事情。

电子元器件外贸业务员，不喜欢一天工7个小时，都要坐着、面对电脑，在熟悉了工作流程后，操作很简单，现在好像学不到什么东西了。常常整天对着电脑，感觉不爽，没精神，较易疲惫。不喜欢上传产品信息到外贸销售平台，每天重复的上传产品到网站上去，机械般地重复。

不喜欢的内容：每天坐在电脑前。原因：工作内容都是重复的，有点枯燥；天天上班就是对着同样的电脑和同样的同事，感觉对外界知之甚少，担心被社会抛弃。

我喜欢与客户面对面沟通，喜欢用 英语 聊天，比邮件和电话又具有人性化，又有温度。

我不喜欢频繁联系客户，催下 定单 ，脸皮不够厚，不适合做业务。不喜欢订单确定好后，再需要跟客户说做不到什么。因为我担心客户会对我个人的信用产生怀疑。客户在MSN，Skype中要求报价，并直接砍价——不喜欢，不知道该怎么应付。报高了，怕对方没兴趣，报低了，又觉得亏了，感觉抓不住客户。向领导请示价格——不喜欢，自己本身对客户不是很了解，客户又只关心价格。请示之前自己就感觉领导不会答应，无法说服领导，反而让领导觉得我很没用。

陶瓷产品的销售：总是被客户逼着交货，太烦，事情多的时候让你忙不过来，像机器一样不停地运转，闲的时候又整天不知道干什么好。我不喜欢的是这个工作没有自己的想法，常按照别人的想法去做，还不知道什么时候结束，自己不能掌控工作，总是“被工作”了。

外贸销售业务员：外贸一般都是在工厂内面对网络，接受的信息很少，通过展会可以了解到市场的流行趋势；也顺带了解同行在做什么样的产品；和竞争对手做一定的比较，平常这样的机会很少。

四、不喜欢的工作内容及原因：

1、不喜欢做一些比如做生产月报表，报价表，在我看来比较死的东西，很枯燥，乏味，而感觉没有产生直接的生产效益；对数字方面的东西我不太细心，还有点出错；

2、每完成一订单，出完一次货，除了提成能自己足够高兴，似乎难有其它的价值成就感；

3、目前的工作还是觉得没有什么心理满足感，有时接了较大的订单觉得也没什么，没有接到单，或者客户迟迟不能确定自己也不急；

4、不喜欢这种随市场变化太大的东西，觉得太难以把握了，今天做得好好的客户，明天有可能就倒闭了，今天做得好好的客户因为工厂的调整就必须放弃和他们合作，去寻找新的客户；

5、不喜欢每天十个小时的工作都是面对着电脑，上网搜集有限的信息；了解途径不太广阔。

6、每天被拒绝几十次，觉得打击特别大；

7、自己业务能力差，并且市场行情已经不好，太多人从事这行，要经常说谎，跟自己信仰格格不入，自己受不了；

8、要去拿回扣，但又要提防不要被客人知道，被知道就等于没有这个客人。感觉到既要跟客人交朋友，但私底下又坑了客户，就觉得心里面很痛苦，不这样做又赚不到钱。

外贸公司管理制度【通用8篇】 篇五

外贸业务员

1．配合公司的所需，及时作好翻译工作

2．熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成和给予准确的报价

3．熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同

4．能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复

5．能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单

6．生产过程应跟踪、验货，做到质量保证

7．能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库

外贸公司管理制度【通用8篇】 篇六

外贸企业的外贸业务员如何用好googleGoogle是万能的，学会用Google搜索，什么都可以找出来。

1、产品名（Products name）+公共邮箱名后缀

1）产品+通用邮箱后缀

如：ball valve @，ball valve @，ball valve @，ball valve @

2）产品+Yahoo各国邮箱后缀：@，@， 如在http://，@，@，@，@，@

德国：@t-online.de,@multi-industrie.de;

法国： @wannado.fr,@，@，@club-internet.fr; 日本：，@；

英国：@，@，@sltnet.lk;

印度：@@@ @sancharnet.in @ @

新西兰：@

俄罗斯：@yandex.ru@mail.ru

德国 ： @t-online.de @multi-industrie.de

香港： @@ @ @ @@@ @ 台湾省：@@@

新加坡： @

以色列：@；@；

@@@fastmail.fm

赞比亚：@zamnet.zm

阿根廷：@； @

马其顿：@

几内亚：@

墨西哥：@

法国：@wannado.fr@@ @club-internet.fr 津巴布韦：@；@；@；@ 科特迪瓦：@aviso.ci；@；@

纳米比亚：@；@；@iway.na；@be- 尼泊尔：@；@；@

蒙古：@； @

汤加：@；

阿塞拜疆：@mail.ru

日本： @

阿曼：@

南非：@ @ @

爱尔兰：@indigo.ie @

沙特阿拉伯：@

瑞典：@caron.se

希腊：@ @

泰国：@ji- @

澳大利亚： @@

@@@eunet.at

卡塔尔：

英国：@ @ @sltnet.lk

加拿大：@ @

马来西亚：@

韩国的： @ @ @ @ @ @@@

巴基斯坦： @ @ @ @@sancharnet.in@

@

阿拉伯联合酋长国：@

科威特：@

越南：@hn.vnn.vn @hcm.fpt.vn @hcm.vnn.vn

孟加拉：@

意大利：@ @terra.es@libero.it

科特迪瓦：@aviso.ci @ @

纳米比亚：@ @ @iway.na @be-

阿塞拜疆：@mail.ru

印尼：@

巴西：@

联合国：@@

日耳曼：@

奥地利：@eunet.at

波兰：@@

挪威：@

埃及：@

其他国家的公共EMAIL后缀可以通过自己的客户EMAIL后缀或者在Google搜索 “国家名称+email”，2、B2B采购信息+email到Google搜索：

一般B2B都有公布采购信息的部分信息，如公司名称，地址等，要想获得此公司的EMAIL可采取在Google搜索此买家的“电话+EMAIL”，“公司名称+Email”等等

3、公司名称后缀+产品名称+EMAIL：

中国的是Co.， LTD，美国是INC； LLC等，意大利是S.R.L; 西班牙是S.P.A.等等

4、展会搜索展商EMAIL：

先通过Google搜索展览会，找出展商列表，再到Google搜索展商名称+EMAIL。

5、行业品牌的distributor或dealer的EMAIL搜索：

6、用alexa找出跟行业品牌链接的网站：

在Alexa的Trafic ranking里输入 可以找出的related link网站，这些公司的EMAIL找出来，是否有商机呢？

7、世界各地的协会/工会网站找出协会会员，再到Google搜索EMAIL。

8、除了，还可以用以上的方法到Google世界各地的版本去搜索。 方法：打开，点击“使用编号”－－－“喜欢用以下语言显示的网页”现在语言来搜索。

当然大家不要忘记了，利用其他国家当地的搜索引擎来搜索。

汇集全球当地搜索引擎。

9、各地的搜索引擎、B2B、黄页、目录指南、用以上的方法搜索EMAIL

最后如果你已经知道某个企业却不知道他的EMAIL，很简单“电话+email”，“人名+email”，“公司名称+email”等等

以上的方法都可以混合试用，最大程度挖掘出买家的EMAIL地址来。筛选EMAIL 就需要你的专业知识了。

简单说一下EMAIL营销方式：

第一步 将客户的EMAIL分成三、六、九等，哪些该发什么，都分类分好，并随时做好记录。

第二步 准备好能瞬间吸引客户注意的email，否则客户会视为垃圾邮件，你要事先考虑好哪些客户需要什么，喜欢什么？

第三步 按计划准时发送EMAIL

第四步 控制好发送EMAIL的内容和顺序

第五步 管理好E-mail反馈

Email营销是看似简单、实则相当复杂的网络营销手段。

在操作过程中涉及大量步骤、环节和细节性问题，甚至邮件服务商之间的关系等——各种可控的和不可控因素，共同影响Email营销开展的最终效果，这是本人平时在网站上面找了一点资料，供大家参考。

引文来源

福步外贸论坛

外贸公司管理制度【通用8篇】 篇七

一、总则

为规范外贸业务员的工作行为，提高外贸业务效率，确保公司外贸业务的顺利开展，特制定本管理制度。

二、职责与权限

1. 职责

（1）负责开发新客户，维护老客户，扩大市场份额。

（2）了解客户需求，提供合适的产品推荐和解决方案。

（3）负责订单跟踪、发货、收款等业务流程，确保订单顺利完成。

（4）收集市场信息，分析竞争对手，为公司决策提供支持。

2. 权限

（1）有权与客户进行商务谈判，签订销售合同。

（2）有权根据公司政策，为客户提供价格优惠、支付方式等灵活措施。

（3）有权向上级领导汇报工作进展，提出改进意见和建议。

三、工作流程

1. 客户开发与维护

（1）外贸业务员应主动开展客户开发工作，通过线上平台、展会、客户推荐等方式寻找潜在客户。

（2）对已建立合作关系的客户，应定期沟通，了解客户需求，提供优质服务，维护客户关系。

2. 订单处理

（1）外贸业务员在收到客户询盘后，应及时回复，了解客户需求，提供合适的产品推荐和报价。

（2）与客户达成合作意向后，外贸业务员应负责起草销售合同，明确双方权利和义务。

（3）合同签订后，外贸业务员应跟踪订单生产进度，确保按时交货。

（4）货物发出后，外贸业务员应负责与客户沟通，解决运输、清关等问题，确保货物安全到达客户手中。

3. 收款与售后服务

（1）外贸业务员应负责与客户协商付款方式，确保货款及时收回。

（2）客户收到货物后，外贸业务员应主动询问客户对产品的满意度，收集客户反馈。

（3）针对客户提出的问题和投诉，外贸业务员应积极协调解决，提高客户满意度。

四、考核与奖惩

1. 考核

（1）外贸业务员的考核主要包括业绩指标、客户满意度、团队合作等方面。

（2）公司将定期对外贸业务员进行考核，评估其工作表现，为晋升、加薪等提供依据。

2. 奖惩

（1）对于业绩突出、表现优秀的外贸业务员，公司将给予相应的奖励，包括晋升、加薪、奖金等。

（2）对于工作失误、违反公司规定的外贸业务员，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、解雇等。

五、附则

1. 本制度自发布之日起执行，由公司外贸部门负责解释。

2. 本制度如有未尽事宜，另行制定补充规定。

外贸公司管理制度【通用8篇】 篇八

一、总则

为了规范外贸业务员的工作行为，提高工作效率，促进公司的外贸业务发展，特制定本管理制度。本制度旨在明确外贸业务员的职责、工作时间、行为规范、绩效考核等方面，确保业务员能够按照公司要求和市场规律开展业务，为公司创造更大的价值。

二、岗位职责

1、负责开展市场调研，收集客户信息，分析市场需求，为公司的产品定位和市场策略提供有力支持。

2、积极寻找潜在客户，与客户建立并维护良好的合作关系，推广公司的产品和服务。

3、负责与客户的商务谈判，签订合同，并跟进订单的执行情况，确保订单按时、按质、按量完成。

4、协调内外部资源，解决订单执行过程中的各种问题，确保客户满意度。

5、收集并整理客户信息，建立客户档案，定期与客户沟通，了解客户需求变化，为客户提供专业的解决方案。

6、参与公司组织的市场推广和客户拓展活动，提升公司在行业内的知名度和影响力。

三、工作时间管理

1、外贸业务员应遵守公司的作息时间规定，按时上下班，不得迟到或早退。

2、鉴于外贸业务的特殊性，业务员需要利用晚上或周末的时间与国外客户进行沟通和交流。公司鼓励业务员合理安排个人时间，确保工作的及时性和高效性。

3、若因工作需要，业务员需要调整工作时间或进行加班，应提前向上级领导报备，经批准后方可执行。

四、行为规范

1、外贸业务员应保持良好的职业形象和态度，不得在客户面前或公司内部出现不礼貌、不尊重他人的行为。

2、在与客户沟通时，应使用专业、准确的语言，避免使用不当词汇或引起客户误解的表述。

3、业务员应遵守公司的保密规定，不得泄露客户信息和商业机密。

4、在处理业务过程中，应坚持诚信原则，不得进行虚假宣传或欺骗客户的行为。

5、业务员应积极参与团队合作，与同事保持良好的沟通和协作关系，共同完成工作任务。

五、绩效考核

1、公司将根据外贸业务员的业绩、能力、工作态度等方面进行综合考核，以确定业务员的绩效水平。

2、考核内容包括销售额、客户数量、订单执行情况、客户满意度等指标，以及业务员的专业能力、沟通能力、解决问题的能力等方面。

3、考核结果将作为业务员晋升、薪酬调整、奖金发放等的重要依据。

六、培训与发展

1、公司将定期组织外贸业务员参加相关培训和学习活动，提升业务员的业务水平和综合素质。

2、业务员应积极参加培训和学习活动，不断提升自己的专业技能和知识水平。

3、公司鼓励业务员参加行业内的交流和研讨活动，了解行业动态和市场趋势，为公司的发展提供有力支持。

七、奖惩制度

1、对于在工作中表现突出、业绩优异的业务员，公司将给予相应的奖励和表彰，以激发其工作积极性和创造力。

2、对于违反公司规定、工作不力的业务员，公司将视情节轻重给予相应的处罚和纠正，以维护公司的利益和形象。

八、附则

1、本管理制度自发布之日起执行，如有修改或补充，以公司发布的最新版本为准。

2、本管理制度的解释权归公司所有，如有疑问或争议，可向公司相关部门咨询或申诉。